In un’epoca in cui la trasparenza e l’integrità dell’impresa sono cruciali per il successo e la reputazione, la segnalazione di irregolarità, abusi o comportamenti illeciti all’interno di un’organizzazione, diventa una funzione vitale per mantenere un ambiente di lavoro sano e legale.
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Cos’è il Whistleblowing
Il termine “whistleblowing” proviene dall’inglese e letteralmente significa “soffiare nel fischietto”. È un termine usato per descrivere l’azione di chi, all’interno di un’organizzazione o di un’istituzione, segnala comportamenti non etici, illegali o dannosi di cui sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro.
Può riguardare vari aspetti, come corruzione, frode, violazioni della sicurezza o del benessere dei lavoratori, e molto altro. Il “whistleblower” è quindi un vigilante, una guardia notturna morale, che cerca di proteggere non solo l’organizzazione, ma anche l’intera società dagli effetti dannosi di tali comportamenti.
I vantaggi del whistleblowing
Il whistleblowing offre una serie di vantaggi sia per le aziende che per la società nel suo insieme. Ecco alcuni dei più significativi:
- Prevenzione di Frodi e Corruzione: I whistleblowers possono aiutare a identificare e prevenire frodi, corruzione e altre attività illegali all’interno di un’organizzazione. Questo può portare a un risparmio significativo di risorse finanziarie ed evitare danni alla reputazione.
- Promozione di un Ambiente di Lavoro Etico: Il whistleblowing incoraggia la responsabilità e l’etica sul lavoro. In un ambiente dove i dipendenti sanno che possono segnalare comportamenti scorretti senza timore di ritorsioni, è più probabile che si mantenga un alto livello di integrità professionale.
- Miglioramento della Conformità Normativa: Le segnalazioni possono aiutare le aziende a identificare aree in cui potrebbero non essere pienamente conformi alle leggi e ai regolamenti vigenti. Questo permette loro di affrontare e risolvere questi problemi, minimizzando il rischio di multe o sanzioni legali.
- Rinforzo della Cultura Aziendale: Un ambiente che supporta il whistleblowing dimostra l’impegno dell’azienda verso l’etica e la trasparenza, rinforzando la cultura aziendale e la fiducia dei dipendenti.
- Protezione dei Diritti dei Lavoratori: Il whistleblowing può svolgere un ruolo chiave nel proteggere i diritti dei lavoratori, assicurando che le violazioni, come l’arbitrarietà nelle decisioni o la discriminazione, vengano segnalate e affrontate.
- Sostegno alla Responsabilità Sociale delle Imprese: Le aziende che supportano attivamente il whistleblowing possono essere viste come responsabili e attente all’etica, migliorando la loro reputazione sia tra i consumatori che tra gli investitori.
Perchè è importante dotarsi di un software interno di whistleblowing
Un software interno di segnalazione offre un canale sicuro e anonimo attraverso il quale i dipendenti possono riferire sospetti di comportamenti illeciti. Questo aiuta a garantire che i dipendenti si sentano al sicuro nel fare segnalazioni, sapendo che le loro identità saranno protette e che non saranno soggetti a ritorsioni.
Inoltre, avere un sistema di segnalazione interno può aiutare le aziende a rispondere prontamente e in modo appropriato alle segnalazioni, poiché avranno un processo strutturato e centralizzato per gestire le segnalazioni. Questo può prevenire ulteriori danni e aiutare l’azienda a gestire la situazione in modo più efficace e riservato.
Quali sono le aziende che devono adeguarsi
Nel contesto italiano, le regole riguardanti il whistleblowing e l’obbligo di adeguarsi sono principalmente dettate dal Decreto Legislativo 231 del 2001 e dall’aggiornamento introdotto con la Legge 179 del 2017.
Di recente, inoltre, il Decreto Legislativo n. 24/2023 in attuazione della Direttiva Europea n. 1937/2019 ha introdotto ulteriori novità in merito alle aziende obbligate a dotarsi di un efficace sistema di whistleblowing.
Secondo queste normative, l’obbligo di adeguarsi alle regole del whistleblowing riguarda sia i soggetti pubblici che quelli privati.
Per il settore pubblico:
- le amministrazioni di cui all’art. 1 co. 2 del Decreto Legislativo n. 165 del 2001;
- le autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza o regolazione; gli enti pubblici economici;
- le società a controllo pubblico, anche se quotate;
- gli organismi di diritto pubblico di cui all’art. 3 co. 1 lett d) del Decreto Legislativo n. 50/2016;
- i concessionari di pubblico servizio.
Per il settore privato i soggetti che:
- hanno impiegato almeno nell’ultimo anno, la media di 50 lavoratori subordinati con contratto a tempo determinato o indeterminato;
- operano in settori disciplinati dal diritto dell’Unione Europea (c.d. settori sensibili) anche se hanno impiegato nell’anno precedente meno di 50 lavoratori subordinati;
- soggetti che hanno un modello ex Decreto Legislativo n. 231/2001 anche se hanno hanno impiegato nell’anno precedente meno di 50 lavoratori subordinati.
In ogni caso, anche se non espressamente richiesto dalla legge, è consigliabile per tutte le aziende implementare un sistema di whistleblowing.
Occorrerà pertanto implementare un sistema per la gestione delle segnalazioni conforme al Decreto, entro termini che variano a seconda del numero di dipendenti registrati nell’ultimo anno e del possesso di un Modello ai sensi del d.lgs 231/2001.
| Caratteristiche dell’ente | Termine per l’adeguamento | Oggetto dell’adeguamento |
| Più di 249 dipendenti con Modello 231 | 15 luglio 2023 | Aggiornamento delle procedure esistenti e/o del modello 231* + Istituzione nuovo canale di segnalazione interno |
| Più di 249 dipendenti senza Modello 231 | 15 luglio 2023 | Creazione di nuove procedure ad hoc + Istituzione nuovo canale di segnalazione interno |
| Tra 50 e 249 dipendenti con Modello 231 | 15 luglio 2023 | Aggiornamento delle procedure esistenti e/o del modello 231* |
| 17 dicembre 2023 | Istituzione nuovo canale di segnalazione interno | |
| Tra 50 e 249 dipendenti senza Modello 231 | 17 dicembre 2023 | Creazione di nuove procedure ad hoc + Istituzione nuovo canale di segnalazione interno |
| Meno di 50 dipendenti** con Modello 231 | 15 luglio 2023 | Aggiornamento delle procedure esistenti e/o del modello 231* |
| 17 dicembre 2023 | Istituzione nuovo canale di segnalazione interno | |
| Meno di 50 dipendenti** Enti operanti in settori disciplinati dal diritto dell’UE senza Modello 231 | 17 dicembre | Creazione di nuove procedure ad hoc + Istituzione nuovo canale di segnalazione interno |
Conformità e normative
Un’adeguata gestione del whistleblowing è altresì fondamentale per garantire la conformità alle normative locali e internazionali. Molte giurisdizioni richiedono alle aziende di avere meccanismi di segnalazione e protezione dei whistleblower. In assenza di questi sistemi, le aziende possono essere soggette a sanzioni pesanti.
In Italia, ad esempio, il D.Lgs 231/2001, integrato dalla legge 179/2017, introduce l’obbligo per le società di adottare misure specifiche per la protezione del whistleblower.
Sul fronte europeo la recente Direttiva (UE) 2019/1937, ha nuovamente sottolineato l’importanza della protezione del whistleblower con conseguente implementazione di canali di segnalazione sicuri e confidenziali.
Quindi, avere un software interno di whistleblowing non solo migliora la governance e la cultura aziendale, ma contribuisce anche a mettere l’azienda in regola con le leggi e le normative in vigore.
Un sistema software interno di whistleblowing è un investimento fondamentale per qualsiasi organizzazione che voglia garantire un ambiente di lavoro sano, etico e legale. Protegge non solo l’azienda e i suoi dipendenti, ma contribuisce anche alla costruzione di un’economia e di una società più giuste e trasparenti.
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