La Unified Communication è una naturale conseguenza dei profondi cambiamenti che negli anni la comunicazione ha attraversato.
I dispositivi si sono moltiplicati e l’obiettivo oggi è offrire soluzioni sempre più rapide, smart e social.
In particolar modo con la pandemia di Covid-19 e il boom dello smart working si è sentita l’esigenza di offrire strumenti per rimanere connessi in qualunque momento, integrando diverse tecnologie che favorissero la cooperazione in team anche da remoto.
Per questo la Unified Communication ha giocato un ruolo chiave per agevolare determinati processi e rendere le operazioni più fluide ed efficaci.
Vediamo in questo articolo che cos’è e quali vantaggi porta.
Indice dei contenuti
Cos’è la Unified Communication?
La Unified Communication (UC), chiamata anche Comunicazione Unificata, è un insieme di tecnologie che ha lo scopo di unificare diversi strumenti di comunicazione in un’unica interfaccia, implementando un approccio che favorisca la digitalizzazione.
Può essere definita come un’architettura di sistemi telematici e consente di gestire in un’unica rete dispositivi come telefoni, computer, cellulari, chat e social media.
Rappresenta un importante tassello per le aziende orientate verso lo sviluppo, offrendo la possibilità di semplificare i processi e rendere l’intera organizzazione più fluida ed efficace.
Il principio di base? La collaborazione tra tutti gli utenti, resa possibile anche in contesti di smart working o di mobilità.
Le informazioni – che siano in forma scritta, un video oppure formati audio – sono gestite in maniera coordinata e l’interazione si potenzia, consentendo di raggiungere sempre chiunque in qualunque momento e notificando in tempo reale la presenza dei colleghi.
Fare una riunione in videoconferenza, condividere documenti e appuntamenti in un’agenda virtuale, organizzarsi tramite chat di WhatsApp: queste e molte altre funzionalità sono rapide e facili grazie a un sistema di Unified Communication e le prospettive per il futuro sono ancora più ampie.
Tutti i principali vantaggi
Un sistema di Unified Communication offre moltissimi vantaggi alle aziende e ai privati.
È infatti un’ottima risorsa per incrementare agilità, flessibilità e scalabilità, nonché un’occasione per riscoprire nuovi modelli di organizzazione orizzontale e leadership.
Nel dettaglio i principali benefici che questa tecnologia offre sono:
- Ottimizzazione dei processi: i processi produttivi migliorano grazie all’integrazione di nuovi canali comunicativi e ai semplici sistemi di telefonia si aggiungono smartphone personali, posta elettronica, servizi di chat, CRM, help desk, applicazioni di videoconferenza e altre innumerevoli tecnologie. In questo modo è possibile restare in costante contatto con i colleghi e il proprio team.
- Riduzione dei costi: diminuiscono drasticamente tutti i costi relativi alle comunicazioni, abbattendo per esempio le tariffe delle chiamate internazionali. Anche i costi operativi si riducono, perché la manutenzione degli apparati viene meno dovendo occuparsi di un’unica interfaccia operativa. Grazie alla possibilità di comunicare da remoto, inoltre, non è più necessario organizzare viaggi e trasferte incidendo positivamente sul budget.
- Maggiore produttività: potendo lavorare da qualsiasi luogo fisico e in qualunque momento, la produttività dei dipendenti aumenta sensibilmente. Anche il team può beneficiare di piattaforme evolute e collaborare con più efficacia.
- Agilità e resilienza: grazie a un aumento della produttività, migliora il business nel suo insieme. Inoltre le operazioni IT diventano più snelle e veloci.
- Sostenibilità: diminuendo trasferte, viaggi e spostamenti si ha un impatto positivo sull’ambiente, che gode di migliore qualità dell’aria e di traffico ridotto.
- Engagement: le informazioni e la conoscenza dei processi si diffondono con più facilità nell’intera organizzazione, potenziando l’employee engagement e aumentando il livello di soddisfazione.
- Supporto all’innovazione: la Unified Communication contribuisce all’innovazione aziendale, favorendo lo sviluppo della digitalizzazione e accelerando i processi di go-to-market.
Comunicazione Unificata e smart working: un binomio che funziona
La Unified Communication ha dimostrato tutto il suo potenziale soprattutto a partire dal 2020, quando il mondo è stato travolto dalla pandemia di Covid-19.
Quasi ogni settore produttivo ha dovuto reinventarsi adottando nuove logiche organizzative e lo smart working si è rivelato fondamentale per mantenere Business Continuity e operatività anche a distanza.
Perché tutto funzionasse con efficacia la Comunicazione Unificata è stata indispensabile e moltissimi business hanno beneficiato di un ambiente integrato di canali comunicativi per far fronte all’emergenza ottimizzando le attività in maniera semplice e coordinata.
Lavorando da casa, infatti, era necessario fare affidamento sui propri device e avere a disposizione tutti gli strumenti per gestire i dati e rimanere in contatto con il team per collaborare come in azienda.
Oltre a riscoprire nuovi e alternativi metodi per la pianificazione aziendale, le imprese hanno così potuto potenziare l’accessibilità, migliorare il clima lavorativo e la qualità relazionale, ottimizzare l’archiviazione e la condivisione dei documenti e integrare efficaci servizi di centralino.
Il risultato? La maggior parte delle aziende non può oggi fare a meno di una soluzione di Unified Communication e la direzione verso cui si stanno orientando è un modello di lavoro ibrido che integra i nuovi trend all’interno di un approccio più tradizionale.
Si alternano luoghi di lavoro come l’ufficio, la propria casa e gli ambienti di coworking e l’obiettivo è abbattere sempre più vincoli per creare uno spazio condiviso virtuale perfettamente efficiente.
Unified Communication & Collaboration
Quando si parla di Unified Communication è solito sentire nominare anche la Unified Communication & Collaboration (UCC).
I due termini sono spesso usati come sinonimi ed effettivamente le due tecnologie sono apparentemente simili.
Ma è davvero così?
In realtà una sottile differenza c’è e indica proprio gli strumenti coinvolti e il loro utilizzo.
Nel caso della UC, infatti, vengono implementati nella rete gli strumenti di comunicazione immediata, come piattaforme video, applicazioni per avviare audio conferenze e simili.
Con il termine Unified Communication & Collaboration, invece, sono compresi anche gli strumenti di collaborazione, utili per creare un ambiente di condivisione e sharing.
Qualche esempio? Le piattaforme di Instant Messaging o di file sharing.
La distinzione tra i due termini e le due tecnologie, tuttavia, si è un po’ persa negli anni e oggi non è scorretto usare UC e UCC in maniera intercambiabile come sinonimi.
