Cos’è la Robotic Process Automation (RPA) e come sta trasformando il mondo del lavoro

Ci sono tecnologie che cambiano in modo sostanziale l’universo lavorativo di molte persone. Una di queste è sicuramente la Robotic Process Automation, nota anche come RPA, che permette di liberare l’uomo da attività ripetitive e a bassa specializzazione grazie a software robotici e all’automatizzazione. Così possiamo automatizzare compiti non complessi nei processi aziendali.

Questo significa, in altre parole, concentrarsi su attività differenti che contemplano la creatività e la capacità umana di gestire eventi complessi. Stiamo ragionando sempre intorno all’idea di lean production: eliminiamo gli sprechi e ci concentriamo su ciò che porta valore al cliente. Tutto questo avviene anche attraverso l’automazione dei processi grazie alla robotica. Vuoi approfondire l’argomento?

Cos’è la Robotic Process Automation (RPA)?

Iniziamo da una definizione di RPA: un insieme di tecnologie e processi che consentono di automatizzare attività ripetitive per l’uomo nel settore digitale. Come, ad esempio, la gestione dei dati, l’organizzazione di cartelle e file, compilazione di moduli e altre procedure aziendali. Tutto questo permette di ottenere vantaggi sostanziali in termini di efficienza e velocità delle operazioni.

Il video con spiegazione dell’RPA.

Il processo avviene grazie a software robot (noti anche come bot) che imitano le azioni che una persona compie su un’interfaccia digitale o GUI portando a termine operazioni che possono includere anche altri programmi. Liberare il tempo per permettere all’uomo di focalizzarsi su operazioni ad alto valore aggiunto è solo uno dei vantaggi dell’automazione dei percorsi, ma non bisogna confondere la Robotic Process Automation con l’AI.

Qual è la differenza con l’intelligenza artificiale?

Questo è uno dei punti sostanziali da chiarire subito perché spesso si fa confusione tra RPA e IA. Ovvero, l’intelligenza artificiale. Questa materia ha uno scopo specifico: imparare grazie al machine learning, anche attraverso dati non strutturati, e simulare il ragionamento umano. L’RPA, invece, contempla un’attività diversa: replicare l’azione umana in processi semplici. 

C’è da aggiungere un punto: AI e Robotic Process Automation non sono piani separati ma materie che si intersecano perché l’intelligenza artificiale ha un ruolo decisivo nel migliorare l’automatizzazione dei processi aziendali e l’RPA permette di agire velocemente sulle attività escludendo la presenza dell’uomo: in pratica, è il braccio dell’AI.

Come funziona la Robotic Process Automation?

Chiariti i punti preliminari, cerchiamo di definire alcuni passaggi per capire quali sono i processi operativi e come funziona la RPA. In primo luogo, con una buona consulenza aziendale devi individuare quelle che sono le attività poco complesse e che includono un coinvolgimento importante del personale. Come l’invio di email ripetitive, tipo quelle transazionali, o l’inserimento delle informazioni in un database.

A questo punto entra in gioco il bot RPA, il programma utilizzato nella Robotic Process Automation in grado di emulare il comportamento umano. Questo elemento deve essere istruito da un programmatore in modo da simulare il dipendente da svincolare. Il percorso di automazione con il bot include diversi passaggi e il flusso di lavoro dell’RPA può avvenire in modi differenti. 

Ad esempio registrando il lavoro del dipendente o attraverso interfaccia visual. In alcuni casi si interviene con script di programmazione: molto dipende dal software utilizzato e dalle attività da gestire. Ovviamente, segue il monitoraggio, si effettuano dei test per verificare se il percorso viene eseguito al meglio o bisogna procedere con un setting differente.

Vantaggi della Robotic Process Automation

Da questa prima descrizione del lavoro svolto grazie all’automatizzazione dei processi attraverso bot specifici possiamo intuire i vantaggi della RPA in azienda. I punti essenziali da considerare quando parliamo dei benefici introdotti dalla Robotic Process Automation? Di sicuro abbiamo:

• Efficienza operativa: si lavora più velocemente sulle attività ripetitive.
• Riduzione degli errori: gli automatismi riducono questo rischio.
• Costi ridotti: i benefici delle RPA si registrano sulle spese sostenute.
• Scalabilità: i bot possono essere facilmente scalati in base alla domanda.

Ultimo punto da ricordare con forza: esaltazione delle risorse umane. Un operatore può dare un contributo superiore rispetto al copia e incolla di un testo come risposta a un’email o a organizzare numeri su un foglio Excel. Dobbiamo liberare tempo/lavoro per dedicarci ad attività con maggior valore aggiunto. Migliorare l’efficienza con le RPA significa anche rivoluzionare il modo di lavorare in azienda.

Applicazioni della Robotic Process Automation

In quali campi troviamo maggiori benefici nell’uso della Robotic Process Automation? I settori che utilizzano le RPA sono diversi, anche perché i vantaggi sono sul banco e li abbiamo appena elencati: costi ridotti, efficienza, benessere dei dipendenti che possono esprimere le proprie potenzialità abbandonando attività ripetitive e di scarso valore. Quali sono i settori principali che possono sfruttare al meglio le applicazioni RPA?

• Bancario e finanziario: l’uso della RPA nel settore bancario è molto importante perché permette di attivare diverse automatizzazioni delle operazioni di back-office come la gestione dei pagamenti e la verifica delle transazioni.
• Human Resources: grazie alle applicazioni di RPA semplifichi i processi di assunzione, ma anche le attività per i documenti per i dipendenti e le buste paga. In altre parole, è una soluzione perfetta per automatizzare e ridurre i possibili errori.
• Sanitario: l’RPA nel settore sanitario è un fronte particolarmente vantaggioso grazie all’automatizzazione della gestione dei dati dei pazienti e delle cartelle cliniche. Il percorso di lean organization sanitario trova un saldo alleato nell’automatizzazione.
• Vendita al dettaglio: anche il settore retail può trovare grandi benefici quando si introducono applicazioni RPA per attività ripetitive come l’ottimizzazione dell’inventario e la gestione degli ordini per soddisfare le esigenze di vendita.

La verità è semplice: i settori nei quali possiamo introdurre l’RPA sono diversi, vanno dal pubblico al privato e dal B2B al B2C fino al B2G. Ovvero business to government. L’importante è trovare una pianificazione strategica e un software adeguato per gestire le proprie esigenze al meglio.

Le migliori soluzioni RPA per un’azienda

Una volta definiti i punti da semplificare e automatizzare, bisogna individuare il software adeguato alle proprie necessità. Una buona consulenza può aiutarti a scegliere il tool giusto perché una scelta poco attenta può portare a ulteriori perdite di tempo e denaro, e non al tanto agognato risparmio di risorse. Qualche idea rispetto alle soluzioni RPA da prendere in considerazione?

Blue Prism

Iniziamo la lista dei SaaS con una piattaforma RPA che si concentra sull’automazione sicura e scalabile. Stiamo parlando di una realtà orientata all’universo enterprise. Blue Prism esige competenze tecniche avanzate per un uso quotidiano in azienda, ma offre grande controllo sui processi automatizzati.

Automation Anywhere

Automation Anywhere è una soluzione RPA enterprise che combina automazione con intelligenza artificiale e analytics. È pensata per aziende che vogliono scalare l’automazione in modo centralizzato, anche su cloud. La promessa: 80% dei task della tua azienda saranno velocizzati.

UiPath

Ecco una delle piattaforme RPA più popolari anche grazie alla sua interfaccia intuitiva che mette tutti a proprio agio. La nostra UiPath automation platform è facile da usare e perfettamente scalabile, snellisce attività ripetitive sia su desktop che su web, con un forte supporto per AI e machine learning.

Pega Systems

Pega Systems è una soluzione RPA per l’automazione corporate e la gestione operativa delle attività complesse ma anche attente alla sicurezza. Ma non solo: stiamo parlando di una piattaforma di automazione digitale e gestione dei processi aziendali (BPM). Spesso usata in ambiti bancari e assicurativi.

Le sfide per implementare l’RPA

Attivare l’RPA in azienda può sembrare un’opzione vantaggiosa, che porta benefici oggettivi e riscontrabili. Questo è vero ma c’è un fronte da gestire: quello delle difficoltà che ruotano intorno alla gestione e all’introduzione di un sistema basato sulla Robotic Process Automation.

Le sfide nell’implementazione dell’RPA riguardano punti differenti dell’organizzazione aziendale. In primo luogo, si può registrare una resistenza da parte del personale che deve cambiare mansione e riposizionarsi in ruoli differenti. Spesso, queste dinamiche non sono accettate o vengono addirittura contrastate.

D’altro canto, c’è bisogno di individuare nuove risorse per monitorare e gestire i bot nel processo produttivo/organizzativo. Le difficoltà dell’RPA non si chiudono con l’implementazione, possono presentarsi nuove sfide da risolvere: non è un lavoro da svolgere una tantum, c’è bisogno di manutenzione e ottimizzazione periodica.

Altro fronte problematico della Robotic Process Automation: RPA e sistemi legacy. Ovvero, software vecchi che però devono essere ancora utilizzati perché indispensabili nei processi aziendali. In fase di sviluppo dei percorsi di automatizzazione, è facile imbattersi in tool che non si integrano facilmente con le automazioni. Questo sarà un problema importante da affrontare dai tecnici che si occupano dello sviluppo software.

Vuoi integrare l’RPA nella tua attività?

Questa è un’ottima idea: sfruttare l’automatizzazione dei processi da attivare con dei programmi robot al fine di ridurre tempi di esecuzione, risparmiare forza lavoro e incanalare risorse verso attività più redditizie: è un obiettivo virtuoso, al tempo stesso è un percorso irto di ostacoli non solo legati alle risorse umane ma anche alle opzioni tecniche. 

Le domande sono tante. Quale programma scegliere? Cosa automatizzare? Come programmare un flusso di automatizzazione? Per rispondere a queste esigenze basta consultare un’azienda specializzata in grado di accompagnarti in un percorso di digital transformation. Contattaci per avere maggiori informazioni.