Le migliori soluzioni di gestione documentale per aziende

La gestione documentale per le aziende è uno dei temi decisivi per le imprese che vogliono rimanere competitive. Infatti, con questo termine intendiamo la capacità di organizzare, proteggere e condividere documenti garantendo una serie di standard. Come, ad esempio, l’efficienza, la velocità e la sicurezza.

Una buona gestione documentale delle aziende è necessaria sia per l’ottimizzazione interna, quindi per gestire tutti i passaggi che consentono di velocizzare e migliorare le attività operative, sia per quella esterna. 

Ad esempio, nei confronti dei clienti e dei fornitori. Stiamo parlando di un elemento chiave che può essere inserito in un lavoro di lean organization, quindi un’organizzazione snella delle aziende.

Un’organizzazione che permette di eliminare gli sprechi e i tempi morti. A favore dell’efficienza operativa. Ecco perché dobbiamo, a tutti i costi, analizzare e valutare le migliori soluzioni di gestione documentale per aziende. Con un occhio di riguardo per IT-DOC, la nostra piattaforma cloud personalizzata, progettata per rispondere alle esigenze specifiche delle imprese che vogliono emergere.

Perché investire in una soluzione di gestione documentale

Il primo passo per individuare la migliore piattaforma per la gestione documentale: comprendere la centralità di questo argomento per un’azienda. Oggi, questo percorso non riguarda solo l’organizzazione dei documenti e dei file. Stiamo parlando di un tema che tocca direttamente temi sensibili e complessi.

• Centralizzazione: con la gestione documentale per le aziende si apre la possibilità di avere tutti i documenti necessari alla propria attività in un ambiente sicuro.
• Controllo degli accessi: in questo modo puoi attivare un monitoraggio con sistemi di autorizzazione granulari, in linea con il principio never trust, always verify.
• Efficienza operativa: il tuo lavoro consiste anche nella possibilità di agevolare la ricerca e il recupero rapido delle informazioni interne, senza frizioni.
• Automatizzare: grazie a una buona gestione documentale per aziende puoi semplificare e automatizzare i flussi di approvazione e pubblicazione.
• Sicurezza: in questo scenario puoi ridurre i possibili errori e la perdita dei dati sensibili. Una condizione che, come puoi immaginare, conviene evitare.
• Ottimizzare l’UX: bisogna sempre migliorare l’esperienza cliente. E lo puoi fare anche in questo modo, fornendo accesso semplice a manuali, guide, certificazioni.

Cosa significa tutto questo per chi lavora ogni giorno con la gestione dei documenti in azienda? Per Network Manager e CISO vuol dire semplificare l’infrastruttura interna e ridurre i costi operativi.

Le migliori soluzioni di gestione documentale

Come anticipato, la gestione documentale per le aziende è strettamente collegata non solo a buone pratiche di sicurezza ma anche alle piattaforme che ti consentono di organizzare questo processo così importante. Quali sono i nomi da ricordare? Ecco qualche nome da valutare e prendere in esame.

Microsoft SharePoint

Iniziamo la lista dei migliori tool di gestione documentale con Microsoft SharePoint, perfetto per ottimizzare l’enterprise content management (ECM). Questa realtà propone l’integrazione nativa con Microsoft 365, gli strumenti di collaborazione e la possibilità di personalizzare workflow documentali.

Tra le sue caratteristiche fondamentali ricordiamo che Microsoft SharePoint consente di archiviare, organizzare e condividere documenti in modo centralizzato. Inoltre, questo tool di gestione documentale avanzato supporta il versioning (ovvero lo storico delle modifiche effettuate) e il controllo degli accessi.

DocuWare

Questo strumento, noto come DocuWare, offre una soluzione cloud sicura, rapida da implementare, particolarmente apprezzata da PMI che hanno bisogno di digitalizzare i propri processi documentali avanzati.

Stiamo parlando di una piattaforma cloud, disponibile anche in versione on-premise. DocuWare è utilizzato da aziende di medie e grandi dimensioni per ottimizzare il flusso di lavoro e ridurre la dipendenza dalla carta. La ricerca full-text – sistema di indicizzazione avanzato – è il fiore all’occhiello di DocuWare dato che permette di trovare qualsiasi documento usando parole chiave.

OpenText 

Questa piattaforma per la gestione documentale in azienda è pensata per supportare grandi organizzazioni. Le quali devono gestire volumi elevati di documentazione e necessitano di funzioni avanzate:

• Compliance.
• Workflow.
• Records management.

Da menzionare i numerosi strumenti per la gestione dei contenuti e la creazione di esperienze digitali personalizzate per i clienti. Ma anche per tutto ciò che riguarda la sicurezza grazie a backup, archiviazione, gestione virtuosa degli endpoint e rilevamento delle minacce.

M-Files

M-Files è un sistema di gestione documentale (DMS) e ottimizzazione delle informazioni basato su metadati. Questo tool avanzato si distingue grazie a una ricerca intelligente e un controllo del versioning particolarmente avanzato.

Questo strumento professionale per la gestione di grandi quantità di file è progettato per aiutare le imprese – anche di importanti dimensioni – a gestire e tracciare documenti e informazioni aziendali in modo efficiente, sicuro e conforme alle normative. La sua caratteristica fondamentale: organizza i documenti in base a ciò che sono (tipo, autore, cliente, progetto) e non dove sono archiviati.

IT-DOC: sistema di gestione documentale cloud personalizzato

Oltre ai diversi strumenti commerciali presenti sul mercato, oggi puoi scegliere uno strumento che abbiamo messo a disposizione per i nostri clienti: IT-DOC, la piattaforma per la gestione documentale avanzata. Quali sono le caratteristiche fondamentali? Perché dovresti scegliere questo tool?

Cos’è IT-DOC, una definizione

IT-DOC è la soluzione di gestione documentale che abbiamo sviluppato per le aziende che cercano più flessibilità, velocità e controllo rispetto ai tradizionali sistemi disponibili sul mercato. Quali sono i suoi punti di forza? A differenza delle piattaforme standard, spesso rigide e generaliste, IT-DOC è una realtà:

• Personalizzabile: architettura e funzionalità si adattano ai flussi documentali reali.
• Molto veloce: può caricare, cercare e accedere ai documenti in tempi minimi.
• Sicura: offre crittografia, autenticazione multifattore e gestione dei permessi.
• Scalabile: cresce con il tuo business, senza limitazioni rigide di spazio o utenti.

In poche parole, IT-DOC è pensato per i clienti. Quindi, è perfetto per aziende che devono condividere manuali, guide e documentazione tecnica in modo semplice, sicuro e controllato. IT-DOC si adatta lui ai tuoi processi, offrendo tutta la libertà necessaria per una gestione documentale avanzata.

A chi consigliamo IT-DOC?

Questo strumento che abbiamo ottimizzato per il lavoro di gestione documentale è pensato soprattutto per determinate imprese. Ad esempio, lo consigliamo alle aziende che producono macchinari industriali, e che devono fornire documentazione tecnica aggiornata ai clienti.

Inoltre, le attività che producono dispositivi medici, con necessità di distribuire manuali d’uso, schede tecniche e certificazioni, trovano particolarmente comode le funzioni avanzate di IT-DOC. Fornitori di software e soluzioni IT, con necessità di gestire e condividere guide operative, aggiornamenti e documenti tecnici, si trovano nella stessa condizione e utilizzano la nostra suite con grande soddisfazione.

Last but not least, anche le aziende di automazione industriale e impiantistica si rivolgono a noi per ottenere un sistema rapido ed efficace, in grado di fornire supporto tecnico ai clienti in totale sicurezza.

Hai già scelto il tuo sistema di gestione documentale?

Oggi, poter contare su un software DMS in grado di gestire i documenti è fondamentale per armonizzare sedi aziendali, archivi fisici, server di archiviazione. Con IT-DOC, i tuoi clienti potranno accedere direttamente alla documentazione a loro dedicata, in totale sicurezza, con interfacce personalizzate e sempre aggiornate. Hai bisogno di maggiori informazioni?