Cloud Unified Communication: Cos’è e i Benefici per le Aziende

L’esigenza di innovare costantemente i processi aziendali presuppone un’attenzione particolare da parte di tutti i membri del team di lavoro. Assecondare le nuove tendenze del mercato, applicare nuovi modelli di gestione del lavoro è indispensabile per garantire competitività e flessibilità al business.

In un mondo sempre più interconnesso, in cui lo smart working ha acquisito una rilevanza impensabile prima della pandemia di Covid-19, le imprese devono scegliere se seguire le innovazioni o rimanere statiche, con il rischio di perdere i numerosi benefici che le nuove tecnologie offrono.

Una delle tecnologie più performanti e utilizzate negli ultimi anni è, insieme alla unified communications & collaboration (UCC), la cloud unified communication (UCaaS). Un nuovo modello di comunicazione ricco di opportunità, in grado di determinare il successo di un’organizzazione mediante una serie di vantaggi che investono i processi di comunicazione, collaborazione e gestione. 

Scopriamo cos’è la cloud unified communication e i vantaggi di questa tecnologia applicata all’universo cloud.  

Cos’è la cloud unified communication (o unified communications as a service)

Software, piattaforme business e canali di comunicazione vengono unificati all’interno di una struttura agile e versatile. La unified communication as a service, infatti, è in grado di accompagnare lo sviluppo aziendale offrendo una scalabilità illimitata.

La unified communications as a service (UCaaS) rappresenta una vera e propria svolta nel settore della comunicazione aziendale. Mediante questa struttura, è possibile usufruire di un sistema di gestione integrato che combina le migliori applicazioni di telefonia, messaggistica e collaborazione, convogliandole in un’unica piattaforma. 

La cloud unified communication mette al servizio dell’utente un’interfaccia intuitiva e semplice da consultare. Una tecnologia indispensabile per le aziende che desiderano essere competitive, ottimizzando i processi di lavoro in modo da raggiungere importanti risultati. 

La unified communications as a service si contraddistingue per due elementi, principalmente:

• comunicazione unificata. I sistemi di comunicazione quali telefonia (mobile e fissa), videoconferenza e chat, vengono integrati all’interno di un’unica piattaforma. L’utente può consultare questo sistema usufruendo di un servizio di qualità ed efficace, passando da una all’altra tecnologia in modo agile e veloce;
• distribuzione in cloud. La UCaaS garantisce una gestione cost-effective e una scalabilità senza paragoni. Il modello di distribuzione in cloud consente un’integrazione pressoché perfetta per il sistema unified communication (UC). La struttura in cloud può essere integrata da diversi set di interfacce di programmazione applicativa (API). 

Negli ultimi anni le imprese, viste le esigenze derivanti dalla pandemia di Covid-19, hanno dovuto riorganizzare le attività implementando nuovi modelli di comunicazione aziendale. Semplificare e migliorare i processi, alla ricerca di opportunità di collaborazione che possano collegare utenti anche molto distanti geograficamente: tutto ciò ha spinto le imprese di ogni paese del mondo a scegliere modelli decentrati che non prevedono la presenza del lavoratore in ufficio.

La ricerca di un’alternativa in grado di garantire una produttività obliqua si è trasformata nella scelta di soluzioni come l’unified communication as a service. Da un lato, l’azienda può trarre numerosi benefici legati alla retention dei talenti, allo sviluppo del business e al potenziamento delle performance. Dall’altro, grazie allo smart working in generale, alla unified communications & collaboration (UCC) e al cloud unified communication (UCaaS) in particolare, i lavoratori hanno potuto trovare un equilibrio salutare tra vita privata e vita lavorativa. 

Come funziona

Il cloud unified communication può essere interpretato secondo due diverse architetture:

• single tenancy, ovvero la fruizione esclusiva della piattaforma software. In questo caso, la piattaforma e le sue integrazioni/funzionalità vengono modellate sulla base delle specifiche esigenze aziendali;
• multi tenancy, ovvero una piattaforma dalle funzioni standard, condivisa da tutti i clienti e dipendenti dell’azienda. 

I software di cloud unified communication vengono ospitati all’interno dell’infrastruttura del provider che offre il servizio. Il provider gestisce tutti gli aspetti relativi alla sicurezza, alla manutenzione e all’aggiornamento degli strumenti, alleggerendo così la responsabilità dell’azienda e il carico di lavoro del suo team. 

Gli utenti, per poter utilizzare il software cloud unified communication, dovranno semplicemente scaricare un client sul desktop o notebook. Volendo utilizzare la piattaforma su tablet o smartphone, occorrerà scaricare un’applicazione mobile. 

Scaricando il client, l’utente ha accesso a una rete unificata di servizi per la comunicazione e collaborazione aziendale. Tali infrastrutture software includono, generalmente, funzionalità quali:

• fonia. È possibile comunicare tramite telefono classico o VoIP (Voice over IP);
• posta elettronica;
• conferenza audio/video (streaming audio/video, telepresenza, conferenze vocali o web);
• videoconferenze. È possibile gestire meeting online utilizzando funzionalità come la traduzione simultanea, la condivisione dei documenti e la lavagna interattiva;
• mobilità. La struttura è in grado di mettere in comunicazione gli utenti anche mediante dispositivi mobili quali tablet, smartphone, e-reader e smartwatch;
• rilevamento della presenza/disponibilità del singolo utente;
• servizi di directory utili per l’organizzazione e lo stoccaggio delle informazioni di contatto;
• contact center. Una risorsa utile per le imprese che necessitano di un centralino automatico, ma senza operatore. Il centralino instrada le chiamate e attiva il risponditore automatico interattivo;
• instant messaging. Il software permette di gestire le chat e i messaggi in tempo reale, consentendo inoltre la condivisione dei documenti;
• desktop sharing mediante rete privata o con Internet;
• integrazione nativa con ERP e CRM. Utilizzando le application programming interface (API), è possibile coinvolgere soluzioni come ERP e CRM.

I benefici per le aziende

Il modello classico del cloud unified communication garantisce all’impresa numerosi benefici. Tali piattaforme, elaborate mediante il cloud computing, permettono di collaborare e di comunicare con il team di lavoro e con i clienti in modo fluido e versatile. Scopriamo nel dettaglio quali sono i vantaggi offerti dalla unified communication as a service.

Comunicazioni versatili e scalabilità

Gli strumenti cloud unified communications mettono a disposizione dell’utente una piattaforma intuitiva e versatile. All’interno della stessa, è possibile muoversi agilmente da uno strumento all’altro, gestendo in modo flessibile e fluido la comunicazione. È possibile attivare una telefonata su un client web e, nello stesso momento, aprire una chat sul proprio smartphone.

Riduzione dei costi 

Le imprese hanno la possibilità di abbattere notevolmente i costi legati alla gestione delle utenze telefoniche, dei centralini e della comunicazione in generale tra le varie sedi/filiali/stabilimenti.

Interfaccia unica e versatile

La unified communications as a service offre un importante vantaggio alle aziende: la possibilità di utilizzare un’unica piattaforma, semplice da gestire e da consultare, piuttosto che dover usare più applicazioni insieme. Ciò si traduce in una maggiore semplicità nella gestione del lavoro, in quanto gli utenti non dovranno consultare più di una piattaforma ma utilizzare un’unica struttura intuitiva e versatile. Inoltre, l’azienda non dovrà interagire con più di un fornitore o provider, ma solo con un’unica realtà. 

Ampia gamma di tool utilizzabili

Le applicazioni cloud unified communication integrano tool e strumenti di diversa natura e tipologia. Dallo smartphone all’e-reader, dal fax al personal computer, passando per i desktop, app di messaggistica istantanea e tanto altro ancora. 

Comunicazioni al 100% sicure

Le architetture cloud unified communication vengono progettate con il preciso intento di offrire qualità, resilienza e sicurezza all’azienda. I provider si assicurano che il sistema riesca a garantire un’ottima protezione dei dati e delle comunicazioni anche in caso di guasto, interruzione di corrente o nel caso di un attacco hacker. La UCaaS utilizza, in particolare, un modello di sicurezza preventivo basato sulla cifratura delle chiamate e sul monitoraggio in tempo reale dei sistemi telefonici. È possibile integrare funzionalità aggiuntive, quali la registrazione delle chiamate VoIP. In base alle esigenze, le strutture UCaaS vengono integrate con strumenti utili a massimizzare il livello di sicurezza e protezione della rete. 

Gestione semplificata delle risorse

Le strutture per la comunicazione integrata in cloud rappresentano la migliore alternativa per le piccole e medie imprese: la gestione dei sistemi UC on premise, infatti, per questo genere di business risulterebbe eccessivamente dispendiosa. Le PMI, spesso, non dispongono di risorse interne in grado di gestire un’infrastruttura on-premise. La soluzione in cloud riduce le spese e le incombenze in carico al personale aziendale.

User experience uniforme

Anche le grandi aziende possono giovare di importanti vantaggi scegliendo i sistemi cloud unified communication. Uno dei vantaggi, in particolare, riguarda la user experience. Le infrastrutture UCaaS, infatti, garantiscono un’esperienza uniforme a tutti gli utenti, a prescindere dal luogo geografico in cui si trovano e dallo strumento che stanno usando. Le piattaforme UCaaS, infatti, collegano filiali e sedi anche molto lontane tra loro, connettendo dipendenti e collaboratori in ogni angolo del mondo. 

Gestione degli utenti connessi

Un altro vantaggio delle piattaforme UCaaS, rivolto soprattutto alle grandi aziende, è quello di poter gestire in totale libertà l’accesso dei dipendenti. È possibile aggiungere o rimuovere dipendenti: ciò si traduce nella possibilità di escludere, quando necessario, collaboratori e dipendenti stagionali o a tempo determinato. 

Luogo di lavoro flessibile

La pandemia di Covid-19 ha sconvolto completamente il mercato del lavoro: prima, recarsi in ufficio era d’obbligo. Al giorno d’oggi, invece, una formula di lavoro ibrido è quella maggiormente utilizzata da tutte le aziende del mondo. In base agli studi, infatti, lo smart working abbinato alle giornate di lavoro in sede consente di migliorare le relazioni tra i dipendenti, aumentandone la produttività e la soddisfazione personale. 

Le piattaforme unified communications as a service rappresentano la colonna portante di questo nuovo modello di lavoro, consentendo agli utenti di usufruire di una piattaforma unificata grazie alla quale collaborare e comunicare con il team e l’azienda stessa. 

Pertanto l’azienda, adottando le architetture cloud unified communication, offrirà ai propri dipendenti la possibilità di lavorare da casa o da qualsiasi altro luogo. Il dipendente, mediante la semplice linea Internet e un dispositivo tecnologico di minimo livello, potrà accedere al server in cloud.

Ottimizzazione della customer experience 

I team di lavoro potranno seguire il cliente durante tutto il percorso di acquisto, riducendo così il tasso di abbandono. Questo vantaggio consente all’utente di venire affiancato con maggiore accuratezza da personale specializzato, e all’azienda di garantire al consumatore una soddisfazione maggiore durante tutto il percorso di acquisto o fruizione di un servizio. 

Ottimizzazione delle risorse IT

Le soluzioni UCaaS permettono alle aziende di ridurre il costo delle risorse umane. Anche le PMI che non hanno la possibilità di mantenere un’architettura IT particolarmente costosa possono usufruire di personale specializzato: i provider che forniscono le strutture UCaaS, infatti, hanno la responsabilità di occuparsi dell’aggiornamento e manutenzione del server. 

Sarà quindi lo stesso provider a garantire un ottimo livello di sicurezza al server e a gestire le operazioni di aggiornamento delle funzionalità o l’installazione di patch. L’azienda potrà sollevare le proprie risorse IT da queste responsabilità gestionali, concentrando il lavoro su attività specifiche, indirizzate alla crescita del business.