Cos’è l’ERP e perché è importante per le aziende

Maggiori sono le abilità di gestione delle risorse e delle attività aziendali, migliori saranno le performance e l’efficienza dell’intera impresa: al giorno d’oggi, seguire l’andamento dei processi aziendali rappresenta una prerogativa essenziale per garantire fortuna e successo a qualsiasi business model. 

La tecnologia, sempre più sofisticata e audace, permette di raggiungere risultati incredibili quando applicata con rigore e metodo. Esistono, infatti, numerosi strumenti in grado di rendere più semplici e meglio organizzati i processi di gestione delle attività.

L’ERP aziendale è un software molto importante per ogni impresa, ovvero l’Enterprise Resource Planning. Di cosa si tratta? A cosa serve questo software, quali sono le sue tipologie e per quale motivo è così indispensabile per l’azienda moderna? Scopriamo tutto ciò che occorre conoscere riguardo l’ERP e i suoi vantaggi. 

Definizione di ERP

Con il termine ERP (Enterprise Resource Planning) si intende il software in grado di gestire nella globalità le risorse e le attività dell’azienda. Grazie a questo software è possibile supportare i processi di automazione nell’ambito delle risorse umane, della produzione, dell’approvvigionamento, dei servizi, della finance e della supply chain. 

Questa architettura software rappresenta uno degli strumenti più importanti per l’automazione delle attività, finalizzato a garantire un miglioramento continuo delle prestazioni aziendali. Il software ERP permette di coordinare i flussi di dati legati ai processi aziendali, proponendo una fonte unica di informazioni e rendendo più semplici e snelle le operazioni. 

Il software ERP collega i dati relativi alle attività finanziarie, operative, dei report, della produzione e del commercio, mediante un’unica e intuitiva piattaforma. I sistemi silos, a differenza del software ERP, racchiudono unicamente il processo quotidiano rendendo più complesso lo sviluppo del business. 

Le esigenze aziendali variano di minuto in minuto: anche per questo un sistema di gestione non può e non deve rimanere inerte. Il software ERP supera questo problema, offrendo prestazioni più agili, efficienti e in grado di rimanere al passo con le necessità aziendali. 

La pianificazione delle risorse d’impresa permette all’azienda di gestire, in modo completamente efficiente e integrato, tutti i processi quotidiani mediante un software definito “gestionale”. 

I sistemi ERP moderni, sviluppatisi nell’arco degli ultimi dieci anni, non propongono più solo servizi standard ma prestazioni di livello avanzato. L’innovazione tecnologica, infatti, ha coinvolto anche questi software che oggi vengono integrati all’intelligenza artificiale (AI), al machine learning e alle tecnologie cloud. In particolare, nel caso dell’ERP cloud è possibile connettere tutte le operation interne anche con business partner o reti d’impresa dislocate in ogni angolo del mondo: ciò permette di creare una catena di collaborazione maggiormente agile, veloce e competitiva. 

La suite ERP raccoglie e confronta le metriche provenienti dai vari dipartimenti aziendali, fornendo report customizzabili e reperibili in modo veloce. L’utente può cercare e trovare dati in modo semplice, avendo una visione completa delle operazioni e della gestione delle risorse. 

La possibilità di sincronizzare il reporting e l’automazione rappresentano due valori essenziali di questo software, grazie al quale non ci sarà più l’esigenza di creare database e fogli di calcolo scorporati (per poi doverli unire manualmente). Raccogliere tutti i dati in un’unica ed efficiente suite consente all’azienda di avere sempre una visione d’insieme immediata, in tempo reale, in grado di abbattere i costi e snellire i processi. 

Come è composto un sistema ERP?

La suite ERP comprende una varietà di applicativi aziendali integrati o di moduli in grado di dialogare tra loro. Tutti i moduli si connettono a un unico database condiviso. Il singolo modulo, generalmente, viene utilizzato per la gestione di un settore di business specifico (i moduli più utilizzati sono finance, contabilità, risorse umane, approvvigionamento, logistica, supply chain e vendite). Il singolo modello opera in cooperazione con tutti gli altri, attingendo ai medesimi dati affinché sia possibile rispondere a tutte le esigenze aziendali. 

La suite ERP può essere personalizzata sulla base delle necessità: l’azienda sceglie i moduli di base e può aggiungerne di nuovi, dimensionandoli a seconda delle specifiche esigenze. I sistemi ERP sono particolarmente flessibili, in quanto si adattano a settori specifici mediante estensioni degli applicativi (integrate nella suite di base) e funzionalità centrali. 

Il software ERP può essere acquistato, al giorno d’oggi, in due differenti modalità;

• con licenza, ovvero on-premise;
• in cloud, ovvero il cosiddetto Software-as-a-Service (SaaS).

L’obiettivo della suite ERP è quello di migliorare l’efficienza gestionale dell’azienda, ottimizzando le performance nell’ambito dell’amministrazione delle risorse. Pur garantendo, naturalmente, il massimo della qualità affinché sia possibile promuovere sempre la crescita e la redditività del business. 

La suite ERP integra tutti gli aspetti relativi alle attività aziendali, fornendo:

• un database comune;
• un sistema integrato;
• operazioni in tempo reale;
• un’interfaccia comune per componenti e applicazioni;
• un’architettura di supporto per le applicazioni e i componenti;
• un sistema di distribuzione cloud, on-premise o SaaS.

Tipologie di Software ERP

Numerose le interpretazioni della suite ERP: i sistemi disponibili al giorno d’oggi variano a seconda della funzione, delle dimensioni e delle specifiche esigenze dell’impresa. Le tipologie dei sistemi ERP si suddividono per opzioni di distribuzione, in quanto ogni soluzione viene pianificata e realizzata su misura (in modo che il business possa ottenere una risorsa in grado di rispondere alle specifiche esigenze e alle metodologie di implementazione).

In generale, però, sono tre le tipologie di ERP: ERP cloud, ERP on-premise ed ERP ibrido. Scopriamo di più nei seguenti paragrafi. 

ERP cloud

Il software ERP cloud, conosciuto anche come Software-as-a-Service (SaaS), è una soluzione basata su modello cloud e disponibile sul web. L’azienda ha accesso a tale risorsa mediante Internet: il software memorizza i dati attraverso una connessione web, reperendoli da qualsiasi dispositivo venga collegato alla rete. I vantaggi della suite ERP in cloud sono il costante aggiornamento tecnico e tecnologico offerto dai provider, la possibilità di accedere a un percorso di formazione specifico, il continuo supporto e l’opportunità di personalizzare, in modo flessibile e agile, la soluzione in base alle esigenze. In genere, la suite ERP è disponibile su abbonamento. 

ERP on-premise

Tale suite viene implementata direttamente presso la sede dell’azienda e vive all’interno di uno spazio fisico di proprietà della stessa. Il software viene ospitato su computer e server appartenenti all’azienda, che quindi ha il pieno controllo di questa risorsa. Una volta implementato, il software ERP diventa di pertinenza dell’azienda, che ne ha la diretta responsabilità e ne dovrà gestire il funzionamento, la manutenzione e l’aggiornamento.

ERP ibrido

Questo software prevede l’implementazione combinata di due tipologie di soluzioni ERP: l’una basata su cloud, l’altra on-premise. L’abbinamento dei due servizi di distribuzione e hosting può variare in base al provider selezionato. In generale, il modello ERP ibrido consente all’azienda di integrare i vantaggi dell’una e dell’altra soluzione, ottenendo una visione flessibile dei modelli di consegna. Il modello ERP ibrido garantisce la possibilità di migrare tra i modelli di consegna. 

Perché il tuo business ha bisogno dell’ERP?

Il software ERP viene definito, da alcuni, il vero e proprio sistema nervoso centrale dell’azienda. Tale suite, infatti, mette a disposizione dell’impresa gli strumenti indispensabili per una gestione efficiente delle operation: dall’automazione all’integrazione, passando inoltre per l’intelligence. La suite ERP permette di organizzare e gestire in modo efficace la totalità dei dati aziendali: 

• finance utilizzerà la suite per gestire le scritture contabili;
• la logistica lo utilizzerà per la consegna dei prodotti e per i servizi offerti al cliente;
• il reparto vendite lo userà per la gestione degli ordini;
• la contabilità non potrà fare a meno della suite per il pagamento (puntuale e corretto) dei fornitori;
• il management farà tesoro dei servizi offerti dalla suite ERP per ottenere report istantanei in merito alle performance aziendali, utili per la definizione strategica e per il decision making.

Quali sono i principali segnali grazie ai quali è possibile intuire che l’impresa ha bisogno di un software ERP? Scopriamo i principali: 

• la comunicazione tra i reparti è scorretta o insufficiente. La mancanza di comunicazione rappresenta un grave rischio per l’azienda, che può risentire pesantemente di tale problema. La suite ERP viene utilizzata soprattutto per l’integrazione dei dati e per promuovere una comunicazione efficiente tra i vari reparti, che utilizzeranno un solo database e seguiranno un flusso unico e coerente di informazioni;
• vi sono problemi ricorrenti nel processo di programmazione della produzione. Una pianificazione inadeguata comporta seri problemi per l’azienda, problemi che si riflettono sui profitti e sulla redditività globale. Pianificando i processi con ERP è possibile prevedere ogni scenario, programmando la catena produttiva e pianificando i quantitativi corretti delle scorte in stock;
• la gestione del magazzino è insufficiente. Tale problema si trasforma in una carenza piuttosto grave per il cliente e per l’intero reparto vendite. La produzione non risulterà adeguata alle richieste e saranno i clienti a risentirne (così come il reparto vendite). ERP efficienta il magazzino proponendo all’utente un report ordinato e completo di informazioni relative a ordini, invii e stock, essendo collegato alla catena di distribuzione;
• è difficile o impossibile calcolare i costi reali dei prodotti. Per la definizione del costo del prodotto occorre individuare l’esatto costo di ogni singolo passaggio relativo alla catena produttiva. La capacità di monitoring offerta dal sistema ERP garantisce una maggiore precisione nel calcolo, in quanto sarà possibile valutare le tempistiche utili per il singolo passaggio, il costo dei materiali e di tutte le operation;
• vi è una difficoltà a trarre dati significativi per il business. In generale, se l’azienda non è in grado di ottenere dati significativi, non riuscirà a sostenere il processo di sviluppo del business e non potrà effettuare una pianificazione efficace delle strategie future. I dati risultano essere essenziali per la crescita del business: con ERP e grazie alle funzionalità integrate di business intelligence, è possibile definire i KPI sulla base di dati reali, sostenendo il decision making del presente e del futuro. 

Un sistema ERP offre numerosi vantaggi all’impresa: i benefici dipendono dalla modalità di distribuzione del sistema. I vantaggi dell’ERP cloud saranno differenti rispetto a una suite on-premise. In tutti i casi, una suite ben congegnata e progettata può garantire almeno 6 benefici: 

• maggiore agilità. L’azienda vanterà operazioni più efficienti grazie alla possibilità di accedere, immediatamente, a dati in tempo reale. In questo modo, potrà individuare e cogliere nuove opportunità;
• accelerazione della rendicontazione. Grazie alla suite ERP, infatti, è possibile realizzare e condividere report finanziari, trasformando gli insight in attività utili al miglioramento, in tempo reale, delle performance; 
• abbattimento dei rischi grazie a una maggiore trasparenza e capacità di controllo delle azioni. L’azienda potrà sempre rispettare i requisiti normativi, attuando misure di prevenzione e previsione dei possibili rischi;
• massimizzazione della produttività. Snellendo e automatizzando i processi, il business potrà ottimizzare le capacità delle risorse disponibili;
• competenze più approfondite, evitando la suddivisione delle informazioni. La suite ERP conserva e distribuisce informazioni attendibili, fornendo risposte immediate e chiare all’azienda;
• semplificazione dell’IT. Le applicazioni integrate di ERP condividono un database collettivo, il quale consente di semplificare l’IT e rendere più comodo il lavoro di tutti i team.

La tecnologia ERP, in continua evoluzione, rappresenta una risorsa indispensabile per la gestione delle operazioni aziendali. Ecco, quindi, i tre ottimi motivi per cui ogni azienda dovrebbe adottare un software ERP. 

Accelerazione dell’impatto operativo

Il software ERP connette dati e processi, creando un’interazione perpetua tra i vari reparti aziendali. L’organizzazione, quindi, può migliorare le capacità dei propri dipendenti, offrendogli maggiore flessibilità e visibilità. La suite supporterà l’utente durante le operazioni quotidiane, aiutandolo ad agire più rapidamente e a creare maggiore valore per l’impresa.

Miglioramento e ottimizzazione delle performance

ERP integra intelligenza artificiale e tecnologie di machine learning: l’azienda avrà, pertanto, accesso a dati più completi e dettagliati. In questo modo, potrà ottimizzare i processi decisionali, migliorando inoltre le prestazioni operative del futuro. 

Più flessibilità per tutta l’azienda

Le soluzioni ERP vengono costruite sulla base delle singole esigenze aziendali, in funzione della crescita e dello sviluppo del business. Le suite personalizzate mirano a supportare qualsiasi funzionalità e attività, preparando l’azienda a rispondere a eventuali interruzioni operative, cambiamenti nello scenario di business e nel mercato di riferimento. Tutto ciò si traduce in una maggiore flessibilità e, quindi, nella massima competitività per l’azienda che adotta una soluzione ERP.