Il Digital Workspace è un fenomeno che piano piano si sta diffondendo e affermando nel mondo del lavoro, proponendo un modello di organizzazione aziendale alternativo ma efficace.
Com’è nato questo nuovo concetto? Quali sono i vantaggi?
Scoprilo in questo articolo!
Indice dei contenuti
Cos’è il Digital Workspace
L’idea di lavorare andando ogni giorno in un ufficio fisico, è ancora un’abitudine molto radicata a cui milioni di dipendenti faticano a rinunciare.
Per la maggior parte delle persone, infatti, rappresenta la scelta più comoda per svolgere le diverse attività, nonché il luogo ideale per condividere opinioni e collaborare in team.
È davvero così? La verità è che le alternative ci sono e funzionano.
In particolare negli ultimi anni è nato il Digital Workspace: uno spazio di lavoro, virtuale e non, dotato di ogni servizio utile per lavorare ovunque sia disponibile una connessione a Internet.
È infatti un ecosistema di tecnologie con lo scopo di connettere tra loro i dipendenti, offrendo le giuste risorse per coinvolgere il team in maniera attiva e in ogni momento.
In questo modo non si è più vincolati alla sede fisica di un’azienda, ma ci si può adattare a nuovi tipi di spazi e realtà, avviandosi sempre di più verso una concezione del lavoro totalmente in smart working e da remoto.
Come funziona un Digital Workspace
L’idea di base di un Digital Workspace è delineare un metodo di lavoro più agile ed efficace, impostato in maniera innovativa e attento a fornire sempre nuovi stimoli.
Per funzionare, quindi, alla base di un Digital Workspace deve sempre esserci intelligenza: le tecnologie usate devono essere facili e intuitive e l’utente deve essere guidato tramite suggerimenti pratici e consigli concreti.
La condivisione deve essere la priorità e le informazioni devono risultare accessibili e disponibili anche da remoto, sfruttando soluzioni digitali e piattaforme Cloud.
Ogni dispositivo deve quindi potere accedere alle tecnologie disponibili senza problemi e con immediatezza, permettendo agli utenti di essere flessibili e di potersi organizzare ovunque nel mondo.
Per raggiungere tali obiettivi un Digital Workspace deve essere realizzato con semplicità, creando ambienti dinamici su misura degli utilizzatori e che pensino alle loro esigenze e necessità.
Le soluzioni tecnologiche devono prevedere spazi e applicazioni di social netowrking, servizi di messaggistica e piattaforme per social network aziendali, per consentire ai team di lavoro di rimanere sempre connessi e di comunicare con facilità.
Quali sono i vantaggi di un Digital Workspace?
Il primo evidente vantaggio di affidarsi a un Digital Workspace, è la possibilità di lavorare in qualsiasi luogo nel mondo, necessitando solo di una buona connessione a Internet.
Questa opportunità si è rivelata preziosa durante i difficili mesi di pandemia di Covid-19, dove innumerevoli aziende e attività hanno potuto rimanere operative e garantire continuità grazie al lavoro da remoto.
Le soluzioni digitali hanno finalmente mostrato il proprio valore e sempre più persone hanno cominciato a scoprirne e apprezzarne i benefici.
Grazie a un’organizzazione più efficace e ottimizzata delle risorse, inoltre, la produttività aumenta e i dipendenti hanno accesso alle informazioni importanti con più facilità.
La collaborazione è incentivata e la concezione di gerarchia e autorità passano in secondo piano, per favorire un ambiente di condivisione dove ognuno può esprimere le proprie idee, chiedere consigli e scambiare opinioni.
Per unire le forze e raggiungere gli obiettivi di business con efficienza e in tempi più rapidi.
In più, se il il Digital Workspace è pensato in un ambiente fisico stimolante e architettonicamente costruito su misura per gli utenti finali, il lavoratore si sentirà più incoraggiato e invogliato a fare bene la propria parte.
La consapevolezza generale aumenta e ognuno saprà come utilizzare gli spazi in maniera adeguata e in funzione delle attività lavorative.
Infine è importante ricordare che più un ambiente è moderno e attento ai propri lavoratori, più le persone altamente qualificate saranno spinte a candidarsi per condividere le proprie competenze.
Quali invece gli svantaggi?
Di fronte ai grossi cambiamenti è sempre difficile adeguarsi e fidarsi delle novità.
Per questo il principale freno al successo dei Digital Workspace è la diffidenza generale che ancora suscitano luoghi di questo tipo.
Tra i dipendenti e i datori di lavoro il concetto di ufficio fisico è molto radicato e si pensa che raggiungere un luogo esterno a casa propria e lavorare in compagnia dei colleghi sia l’unico metodo valido per mantenere la produttività e la qualità.
Inoltre ci sono delle attività che richiedono esigenze particolari ed è difficile creare un ambiente che metta a disposizione gli stessi strumenti e le stesse tecnologie presenti nell’azienda di origine.
Infine in un Digital Workspace la collaborazione è fondamentale e ci sono piattaforme e applicazioni di messaggistica adatti a comunicare con chiunque in ogni parte del mondo.
Certe situazioni, però, necessitano un confronto dal vivo e incontrarsi in azienda può rivelarsi la soluzione migliore.
Le tecnologie a supporto di un Digital Workspace
Per funzionare un Digital Workspace ha bisogno del supporto delle giuste tecnologie.
La principale è il Cloud, che permette di creare ambienti virtuali potenzialmente illimitati e ricchi di risorse. Il Cloud è scalabile e sicuro, sa come valorizzare i dati ed è agile nei processi di sviluppo del software.
Ci sono poi le piattaforme UCC – o Unified Communications & Collaboration – delle tecnologie con cui collaborare integrando tutti i canali di comunicazione ed eseguendo da remoto interi processi e workflow.
Anche l’Intelligenza Artificiale gioca un ruolo importante nei Digital Workspace, perché si può utilizzare per automatizzare e ottimizzare i processi e per meglio gestire gli spazi e i servizi.
Sempre per favorire l’automatizzazione, c’è la Process Automation: una tecnologia estremamente avanzata supportata da speciali piattaforme, dal Machine Learning e dalla Robotic Process Automation.
Infine non si può pensare a un ambiente di lavoro smart, senza prendere in considerazione l’Internet of Things, l’insieme degli oggetti intelligenti e connessi tra loro grazie alla rete e ad appositi sensori.
Grazie a questa particolare tecnologia gli uffici diventano veri ecosistemi su misura dei lavoratori, dove ogni servizio è adattato alle esigenze degli utenti finali.
Le tecnologie a disposizione dei lavoratori
Dopo avere analizzato le tecnologie necessarie alla creazione e allo sviluppo di un Digital Workspace, vediamo ora quelle che questo tipo di ambienti mettono a disposizione dei lavoratori.
Parlando di componenti hardware, i dispositivi principali sono gli smartphone, i laptop e i tablet.
In particolare i laptop hanno nel tempo acquisito grande successo e stanno piano piano sostituendo i desktop tradizionali. Sono infatti più flessibili e maneggevoli e sono molto apprezzati per la risoluzione e la funzionalità touch.
Anche i tablet sono oggi molto usati dai professionisti, soprattutto quelli convertibili che possono essere collegati a una tastiera e alla rete aziendale.
Ci sono poi i wearable device, dei dispositivi indossabili che si connettono alla rete e possono offrire un importante contributo in ambito produttivo, nella manutenzione, nell’assistenza e nel controllo di qualità e logistica. Si prevede che l’uso di queste tecnologie aumenti sostanzialmente, parallelamente alla crescita dell’Industria 4.0.
Negli spazi fisici troviamo infine le scrivanie interattive – particolari tavoli touch ricchi di funzionalità – e i wall interattivi, che visualizzano contenuti e informazioni in maniera ottimale.
